Tietojärjestelmän hyödyt

Tietojärjestelmän hyödyt ovat vaikeasti mitattavia, koska hyödyt voivat olla aineettomia ja toteutua pitkän ajan kuluessa. Myös tietojärjestelmien suoria tai epäsuoria kustannuksia on vaikea arvioida etukäteen. Tavallista on, että toteutuneet kustannukset ovat arvioitua suuremmat. Yhtenä syynä on, että tietojärjestelmän vaikutusta ihmisiin ja organisaatioon ei ole osattu arvioida riittävän hyvin.

Investoinnin syyt

Tietojärjestelmäinvestoinnin takana ovat yrityksen tai kolmansien osapuolten tarpeet. Yrityksen tarpeista yleisempiä lienevät yrityksen prosessien tehostaminen ja kilpailuedun hankkiminen. Toisaalta lainsäädännölliset vaatimukset voivat pakottaa tietojärjestelmän uusimiseen, kun nykyisen järjestelmän päivittäminen ei ole kustannustehokasta.

Arviointiin vaikuttavat tekijät

Tietojärjestelmän arviointiin vaikuttavat aina arvioitsijan omat mieltymykset. Sen vuoksi arvioitsijan puolueettomuuden säilyttäminen voi olla vaikeata. Enemmän arvioitiin kuitenkin vaikuttavat käytetty menetelmä ja kriteerit, koska ne määräävät arvioinnin lopputuloksen. Päätöksentekotilanteessa käytettyjä menetelmiä löytyy joka lähtöön. Joitakin niistä on käytetty vain tietyssä päätöksentekotilanteessa.

Valinta epävarmuuden vallitessa

Tietojärjestelmän valinta tehdään usein suuren epävarmuuden vallitessa, koska tietojärjestelmälle asetetut vaatimukset täsmentyvät usein tietojärjestelmäprojektin kuluessa. Mielenkiintoiseksi tilanteen tekee myös pakettisovelluksen ominaisuuksien ja asiakkaan vaatimusten yhteensovittaminen. Myös vaatimusten kääntäminen kaikkien osapuolten ymmärtämään muotoon on haasteellista.

Päätöksentekotilanteen haasteet

Tietojärjestelmän valinta on tyypillinen päätöksentekotilanne, jossa päätöksentekijällä ei ole kokemusta valittavista vaihtoehdoista. Lisäksi päätöksentekijällä ei välttämättä ole riittävän hyvää ymmärrystä uudesta teknologista.

Onnistuminen valinnassa

Tietojärjestelmän arvioinnin ja valinnan onnistumisen kannalta tärkeitä ovat sidosryhmien hyväksymä menetelmä ja kriteerit, joita on helppo ymmärtää. Riittävä ymmärrys valittavasta uudesta teknologista ja sen mahdollisuuksista auttavat tekemään onnistuneen valinnan.

Avainsanat: tietojärjestelmä,valinta,arviointi,päätöksenteko